Binnen 10 maanden na het besluit gecertificeerd zijn, kan dat wel? Jazeker, Arnimex Bvba kreeg dat tot eigen verbazing voor elkaar. Maar wat komt daar allemaal bij kijken?

In april van 2016 zaten we bij elkaar om na te denken over de toekomst van Arnimex Bvba. Arnimex is een groothandel in wild, met als doelgroep industriële klanten. “Als we kwaliteitscertificaten aan onze leveranciers vragen, moeten we dan zelf niet ook een certificaat hebben? Onze klanten vragen er ook in toenemende mate om…”. Zonder te weten wat er allemaal op ons af zou komen waren wij unaniem voor certificering. Maar niet blind erin duiken, eerst nagaan wat het allemaal inhoudt.

De keuze voor een certificaat was niet erg moeilijk. Veel leveranciers zitten in Duitstalig gebied, veel klanten in Frankrijk en Italië. In dat geval is IFS Broker het aangewezen certificaat. Dus snel de informatie over de eisen aan IFS geraadpleegd. Deze kent 10 zogenaamde “knockouts”. Als je niet kunt voldoen aan één van deze knockouts: geen IFS. Dat stemde nog eens hoopvol! Toch hadden we de indruk dat het allemaal haalbaar moest zijn.

Om beter inzicht te krijgen in de haalbaarheid van het IFS Certificaat hebben wij N&S Quality Consultancy in de arm genomen. Dit bleek een goede zet. N&S stelde ons gerust: “Wij zien veel kleine bedrijven die willen certificeren. Er is geen enkele reden waarom een klein bedrijf niet aan de eisen zou kunnen voldoen. Anders doet IFS iets fout in een branche waar veel kleine bedrijven opereren”.

N&S nam ons het schrijven van het handboek uit handen. Dat scheelde al heel veel (vooral) tijd. Daarnaast wezen ze ons de weg hoe te voldoen aan de eisen van IFS. Een waslijst aan uit te voeren acties hield ons aan het werk.

Het grootste deel van het werk bestaat uit het verzamelen van informatie. Leveranciers die een leveranciersverklaring moeten tekenen, declarations of conformity van verpakkingsmateriaal van leveranciers, recente microbiologische analyses van de producten. Deze documenten zijn van belang om de leverancier te kunnen beoordelen als betrouwbare partner, maar zeker ook om op verzoek van de klant deze informatie te kunnen verstrekken. Hier geldt de “80-20-regel”: de laatste 20% van de informatie kost 80% van de tijd en moeite om te verzamelen. Hieruit wordt ook duidelijk welke leverancier zijn zaakjes op orde heeft en welke niet. En dat kan weer nuttig zijn bij de leveranciersselectie.

IFS vraagt immers duidelijke keuzes te maken voor leveranciers die betrouwbaar zijn, goede producten leveren, en bij voorkeur gecertificeerd zijn. Ook klachten kunnen hier inzicht in geven. De simpele vraag “welke maatregelen gaat u nemen om deze situatie in de toekomst te voorkomen” dwingt leveranciers tot uitspraken. De antwoorden maken duidelijk welk vlees je in de kuip hebt.

We schrijven september 2016. We werden onderworpen aan de zogenaamde “interne audit”: N&S Quality Consultants deed een audit alsof het een certificerende instantie was. Een uitgebreide vraag-en-antwoordsessie leidt tot een ruim gevulde actielijst. Het zijn consultants, dus “hebben zij alle vertrouwen erin”. We misten echter ongeveer 50% van de gewenste informatie. Aan de bak dus.

We hebben offertes aangevraagd bij drie verschillende certificerende instanties. Dat is een aanrader. Niet dat de prijsverschillen heel groot zijn, maar de voorwaarden verschillen waardoor het bij de ene offerte onduidelijk is of de prijs niet veel hoger gaat uitvallen, en de andere duidelijkheid biedt. Wij zijn uitgekomen op TüV Nord Integra en de afspraak werd gemaakt voor 1 februari 2017.

De dagen vóór de “final audit” nemen we alles nog eens door. In de middag van 31 januari blijkt dat er een hiaat zit in het handboek. De leverancier van opslagdiensten dient nog een verklaring te ondertekenen dat in geval van stroomuitval en als gevolg daarvan een temperatuurstijging boven het maximum, Arnimex direct hiervan op de hoogte gesteld wordt. Als dat niet tijdig gemeld wordt kan Arnimex geen verantwoordelijkheid nemen voor het eigen product. Dat gat in de keten is aan het einde van de dag gedicht. Laat de audit maar komen!

De final audit was een intensieve dag waar volgens een vaste agenda alle facetten van het werk de revue passeerden. En bij elke vraag hoorden de bijbehorende documenten die in de maanden daarvoor verzameld waren. Aan het einde van de dag konden wij ons gelukkig prijzen: het certificaat werd hoogst waarschijnlijk toegekend. Een kleine slag om de arm, het hoofdkantoor van TüV moet haar licht nog over het geheel laten schijnen. De einduitslag is een paar weken later binnen: een toegekend certificaat IFS Broker. Niet zonder huiswerk, maar dat hoort erbij. Volgend jaar wordt immers een tweede audit gehouden.

Was het de moeite waard? Is al die papierwinkel nuttig en leerzaam? Toegegeven, het is wel hééééél veel papier. Veel komt neer op “kunnen laten zien dat je alles in huis hebt”, het product wordt daar niet beter of slechter van.
Maar het hele proces leert je toch scherper kijken naar kwaliteit. Oude bekende leveranciers blijken hun zaakjes minder op orde te hebben, andere onverwacht juist wel. Arnimex vertrouwt de temperatuurregistratie van transporteurs niet altijd en controleert deze nu steekproefsgewijs met eigen dataloggers. Een consequent toegepaste klachtenprocedure geeft meer inzicht in waar de problemen liggen en hoe klanten en leveranciers ermee omgaan. In geval van een dreigende recall biedt het procedurehandboek houvast. Allemaal zijn we ervan overtuigd dat Arnimex nu meer inzicht heeft in kwaliteit in al zijn facetten en daardoor zelf beter kan functioneren.

In tien maanden klaar voor IFS Broker. Arnimex is er zelf heel trots op. Tijd om uit te rusten is er niet. De komende twee jaar komen er nog twee audits, en elke keer zal er strenger gekeken worden. Maar we zijn op de goede weg, en kunnen die audits vol zelfvertrouwen tegemoet zien!

Alexander Luns
Freelance quality manager Arnimex
23 juni 2017